Ghid Pentru Integrarea Angajatilor Medicali In 90 Zile

Claudia este Manager de Resurse Umane in cadrul unei clinici medicale din centrul capitalei. Ea se ocupa de recrutarea, integrarea angajatilor si evaluarea lor. Cauta de mai bine de 3 luni un asistent medical cu experienta care sa sustina activitatea in continua dezvoltare a clinicii. Dupa zeci de intalniri cu candidati nepotriviti, a reusit in sfarsit sa gaseasca si sa o recruteze pe Maria, un asistent medical generalist, cu experienta de peste 5 ani pe un post similar. Multe sperante, mult entuziasm si multe planuri. Restul angajatilor clinicii au speranta ca noul co-echipier va prelua o parte din activitati si lucrurile vor decurge mai lin in clinica.

Trece prima sapatamana, prima luna, si poate chiar a doua luna de colaborare, Claudia a si uitat cat timp a trecut de la angajarea Mariei, nu mai stie data exacta, si primeste pe neasteptate demisia omului in care iti pusese toate sperantele. Nu stie care este motivul, nu stie sa fi existat o nemultumire, nici macar nu a sesizat o schimbare in comportamentul acesteia.

Ii semneaza resemnata actul si incepe descumpanita un nou proces de recrutare care previzioneaza ca ii va ocupa majoritatea timpului care oricum era insuficient pentru finalizarea responsabilitatilor planuite.

Iti este cunoscuta aceasta situatie? Majoritatea clientilor cu care iau legatura si care se confrunta cu o nevoie urgenta de recrutare, relateaza contextul aparitiei acestei nevoi intr-un mod mai mult sau mai putin similar.

Gasim multe motive pentru care candidatii sunt de blamat pentru acest comportament, insa realitatea este ca o parte din responsabilitate o avem si noi, din cauza lipsei unui sistem eficient pentru integrarea angajatilor medicali.

Ianuarie – cea mai importanta luna in Recrutarea Medicala

Este bine cunoscut faptul ca luna Ianuarie este cea mai activa luna din punct de vedere al recrutarii medicale – antreprenorii isi fac planurile de extindere, managerii de resurse umane incep evaluarea si optimizarea echipei existente, se anunta obiectivele noului an si se debuteaza cu mult entuziasm recrutarea pe posturile vacante.

Cu toate astea, putini angajatori au un sistem pentru integrarea angajatilor noi bine pus la punct care sa asigure si retentia lor. Din acest motiv, am pregatit saptamana aceasta un Ghid Practic Pentru Integrarea Angajatilor Medicali in Companie in 90 Zile.

Design-ul procesului de integrare al unui nou angajat, presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

1. Pregatirea procesului si a documentelor necesare:

• Fisa postului persoanei angajate
• Profilul postului
• Indicatorii de performanta si model raport de performanta
• Harta Gantt a activitatilor ce constituie procesul de integrare(care sunt activitatile, care este intervalul de timp pe fiecare activitate, cine este responsabil de implementarea si supervizarea activitatii. Cu alte cuvinte, harta Gantt raspunde intrebarilor: Ce, Cum, Cand, Cine, De ce(sau care este scopul actiunii)?)
• Evaluare intermediara si post proces de integrare

Recomandarea mea este sa informati candidatul asupra faptului ca veti semna un contract pe perioada nedeterminata, dar cu o perioada de proba de 3 luni, pe parcursul carora veti valida faptul ca noul angajat este compatibil cu compania. In aceasta perioada se poate intrerupe colaborarea cu candidatul fara a fi necesara o justificare in acest sens.

2. Structura celor 90 zile pentru integrarea angajatilor

Prima zi: Fa-i cunostinta cu compania

• Prezentarea companiei : istoric, membri fondatori, echipa, viziune,valori+principii. Daca nu ai reusit sa definesti deja viziunea sau valorile companiei tale, iti recomand sa citesti articolul despre Cum este afectata performanta echipei tale de lipsa culturii organizationale(definita si comunicata)
• Prezentarea etapelor parcurse in integrarea pe post(toate cele 90 zile)
• Prezentarea coordonatelor fundamentale ale postului
• Alocarea unuia sau a mai multor mentori sau coordonatori implicati in program

Prima saptamana (zilele 2 – 7): Arata-i cum trebuie sa isi desfasoare activitatea(care sunt pasii)

– Deprinderea proceselor si protocoalelor implementate in clinica, pe departamente si intre departamente (aceste protocoale ar trebui sa exista in format electronic, dar si in format print)

– Parcurgerea regulamentului de ordine interioara

– La sfarsitul primei saptamani ar trebui facuta o evaluare a cunostintelor dobandite in aceste zile

Saptamanile 2-4 (zilele 14-30): Invata-l.

– Asistarea unui angajat cu experienta pe un post similar; Scopul este sa invete atat din cum desfasoara activitatea din punct de vedere tehnic, cat si din cum comunica cu pacientii si restul colegilor

– Desfasurarea a  aproximativ 30%  din activitatile incluse in fisa de post(cele mai usoare). Daca angajatul nu are deloc experienta, tot in perioada aceasta ar trebui desfasurat trainingul de deprindere a cunostintelor de baza. Scopul este de a incepe sa faca acele activitati care ii vor oferi satidfactie tocmai pentru ca sunt usor de efectuat. In plus, odata cu evaluarea din ziua 30, va avea o satisfactie in plus cand va

Ziua 30: evaluarea preliminara a cunostintelor dobandite in prima luna.

Luna 2 (zilele 31 – 60): Lasa-l sa puna in practica o parte din ce a invatat. Angajatul poate desfasura  60% din activitatile incluse in fisa de post.

Ziua 60: evaluarea preliminara a cunostintelor dobandite in primele 2 luni

Luna 3 (zilele 61 – 90): Lasa-l sa puna in practica tot ce a invatat. Se urmareste desfasurarea a 100% din activitatile incluse in Fisa de Post.

Ziua 90: evaluarea finala a cunostintelor dobandite in perioada de integrare.

3. Analiza, compararea si validarea periodica a evolutiei (vezi zilele 7, 30, 60 si 90)
4. Validarea pe post a noului angajat (evaluarea rapoartelor de performanta si prin discutii cu coordonatorii programului de integrare – angajati cu experienta pe posturi similar, medici cu vechime in companie).

Intotdeauna cauta sa obtii un feedback obiectiv, asadar cere feedback colegilor, superiorilor, medicilor.

5. Angajarea definitiva si stabilirea noilor coordonate ale relatiei (grila salariala poate fi una diferita de cea in cadrul celor 3 luni de integrare, beneficii pot fi adaugate)

Provocarile procesului pentru integrarea angajatilor:

• Izolarea noului angajat de angajatii nepotriviti, existenti in companie (cei care nu sunt performanti, care au un comportament vicios, sau cei care sunt pe cale sa paraseasca compania)
• Responsabilizarea angajatilor implicati in programul de integrare (deseori vad aceasta responsabilitate ca pe o munca suplimentara – aveti in vedere sa ii recompensati pentru fiecare om integrat sau pe luna daca sunt mai mult de 5 noi colegi de integrat pe luna – poate printr-un voucher de 50 lei pe care il pot folosi pentru cumparaturi. Doar anumitor oameni din companie li se va prezenta aceasta opotunitate care are atasat un venit suplimentar.
• Respectarea programului de integrare, Harta Gantt a actiunilor
• Adaptarea comportamentala a noului angajat cu mediul

Greseli frecvente intalnite pe parcursul procesului de integrare:

1. Falsa integrare a noului angajat

• Bifarea procesului de integrare fara ca acesta sa fi avut loc corect
• Superficialitatea procesului – oamenii implicati nu isi dau interesul

2. Accelerarea procesului de integrare(“in 2-3 zile ar trebui sa fie la nivelul angajatilor existenti din companie”)
3. Amanarea procesului de integrare ( “facem luna viitoare ca avem mai mult timp”)
4. Supervizarea secventiala a procesului de integrare
5. Amanarea validarii angajatului, dupa perioada comunicata a fi de proba: candidatii astepata un feedback, mai ales daca i-ati comunicat acest lucru.

Un proces de integrare eficient are in vedere desfasurarea cu succes a fiecarui pas prezentat mai sus. Cel mai dificil este sa iei hotararea ca iti veti gasi timp pentru dezvoltarea unui astfel de program si implementarea lui incepand cu Ianuarie 2018.

Daca aveti nevoie de un sfat in acest sens, imi puteti scrie oricand pe adresa mea de email: [email protected].

In acelasi timp, nu uita sa completezi in contul tau, accesand linkul acesta, care este planul de recrutare pentru noul an. Un recruiter medical MEDIjobs te va contacta astfel incat sa poti planifica recrutarea candidatilor de care ai nevoie in timp util! Mult succes!

Catrinel Hagivreta